Skoči na vsebino

GLAVNA PISARNA

 

Glavna pisarna opravlja te naloge:

  • evidentiranje in usmerjanje prispelih dokumentov v ustrezne dokumentne baze;
  • pregled in zavrnitev prispele navadne in elektronske pošte, če ni poslana v skladu z veljavnimi predpisi;
  • klasificiranje dokumentov in skrb za popolnost dokumentnih baz;
  • na zahtevo zaposlenih posredovanje dokumentov, ki se ne nahajajo v dokumentnih bazah v elektronski obliki, na zahtevo kabineta generalnega sekretarja vlade pa tudi posredovanje podatkov, ki se nahajajo v dokumentnih bazah v elektronski obliki;
  • sprejemanje, skeniranje, signiranje, odpravljanje gradiv in razmnoževanje dokumentarnega gradiva;
  • priprava dokumentarnega gradiva za mikrofilm in ostale naloge, ki se nanašajo na nadaljnjo mikrofilmsko obdelavo gradiv;
  • prevažanje in prenašanje pošte, spisov in drugih gradiv, denarja in drugega materiala;
  • pripravlja in arhivira elektronsko gradivo ter vodi ustrezno evidenco;
  • opravlja naloge prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave (urejanje, popisovanje, izdelava pripomočkov za uporabo gradiva) in uporabe dokumentarnega in arhivskega gradiva v stalni zbirki, naloge odbiranja arhivskega gradiva po navodilih Arhiva RS, izločanja gradiva, ki mu je potekel rok hrambe;
  • vodi evidence o dokumentih (ki vsebujejo tudi osebne in podatke s stopnjo tajnosti) na različnih nosilcih zapisa (papir, mikrofilm, e-zapis);
  • na zahtevo zaposlenih išče, digitalizira in pošilja arhivirane in mikrofilmane dokumente, ki niso neposredno dostopni v informacijskem sistemu Generalnega sekretariata Vlade RS, po elektronski pošti;
  • pripravlja elektronsko dokumentarno gradivo za arhiviranje in arhivira elektronsko gradivo (trenutno še sodeluje pri razvoju sistema elektronske hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva);
  • razmnožuje dokumentarno in arhivsko gradivo;
  • naroča in izdaja fotokopirni papir in vodi evidenco izdaje;
  • pripravlja analize in poročila o delu glavne pisarne.