Sektor za dokumentacijsko dejavnost in informatiko

• upravlja sistem za spremljanje sej vlade in njenih delovnih teles;
• pripravlja zahtevne analize razvojnih projektov, informacij in poročila s področja informatike;
• zbiranje, urejanje in pripravljanje podatkov za oblikovanje zahtevnejših gradiv s področja informatike;
• sodelovanje pri uvajanju sistema kakovosti;
• ureja spletnih strani generalnega sekretariata vlade v sodelovanju z uradno osebo Generalnega sekretariata Vlade RS za informacije javnega značaja;
• urejanje EU-portala,
• izvajanje strokovnega nadzora in priprava strokovne dokumentacije s svojega delovnega področja za izvedbo javnih razpisov,
• skrbi za koordinacijo nabave in vzdrževanja računalniške opreme za Generalni sekretariat Vlade RS in Kabinet predsednika Vlade RS.

Poleg navedenih nalog pa so za izvajanje nalog na ožjem delu delovnega področja oziroma posameznih funkcij, oblikovani naslednji oddelki:

Glavna pisarna

opravlja te naloge:

• evidentiranje in usmerjanje prispelih dokumentov v ustrezne dokumentne zbirke;
• pregled in zavrnitev prispele navadne in elektronske pošte, če ni poslana v skladu z veljavnimi predpisi;
• klasificiranje dokumentov in skrb za popolnost dokumentnih zbirk Glavne pisane;
• na zahtevo zaposlenih posredovanje dokumentov, ki se ne nahajajo v dokumentnih zbirkah v elektronski obliki, na zahtevo kabineta generalnega sekretarja vlade pa tudi posredovanje podatkov, ki se nahajajo v dokumentnih zbirkah v elektronski obliki;
• sprejemanje, skeniranje, signiranje in odpravljanje gradiv;
• priprava gradiva za mikrofilm;
• prevažanje in prenašanje pošte, spisov in drugih gradiv, denarja in drugega materiala.

Oddelek za arhiviranje in reprodukcijo dokumentarnega gradiva

• opravlja naloge, ki se nanašajo na mikrofilmsko obdelavo gradiv;
• vodi evidence o posnetih dokumentih, ki se nahajajo na varnostnih kolutih, v Lotus Notes dokumentni zbirki;
• na zahtevo zaposlenih išče arhivirane dokumente, ki niso neposredno dostopni na informacijskem sistemu Generalnega sekretariata Vlade RS, ne glede na medij dokumenta in njihovo pošiljanje v elektronski obliki;
• pripravlja elektronsko dokumentarno gradivo za arhiviranje in arhivira elektronska gradiva;
• na zahtevo zaposlenih digitalizira mikrofilmane dokumente in dokumente na papirju ter pošilja digitalizirane dokumente po notranji elektronski pošti;
• na zahtevo zaposlenih pomaga pri iskanju podatkov, ki so v dokumentnih zbirkah v elektronski obliki;
• tiska in razmnožuje dokumentarno in arhivsko gradivo;
• opravlja razrez dokumentarnega gradiva.

Oddelek za informacijsko tehnologijo

• skrbi za tehnično podporo in delovanje informacijskega sistema Generalnega sekretariata Vlade Republike Slovenije in Kabineta predsednika Vlade Republike Slovenije;
• nadzoruje strežnike in njihovo administracijo, podporo delovnih postaj, komunikacijsko opremo;
• nadzoruje in koordinira delo zunanjih sodelavcev pri vzdrževanju strojne in programske opreme;
• skrbi za tehnično podporo e-sej vlade;
• postavlja usmeritve in standarde za programsko in strojno opremo, ki se jih uporablja pri e-sejah vlade;
• koordinira informatike ministrstev v zvezi s podporo za e-seje vlade.

Oddelek za uporabniške aplikacije

opravlja naloge, ki se nanašajo na:

• razvoj, posodobitve in uvajanje novih uporabniških zahtev na področju posodabljanja aplikacij (pisarniško poslovanje Generalnega sekretariata Vlade RS in e-seje, pisarniško poslovanje Kabineta predsednika Vlade RS, avtomobilski prevozi, osnovna sredstva, knjižnica, telefonski imenik …),
• vodenje projekta vzdrževanja pisarniškega poslovanja Generalnega sekretariata Vlade RS in Kabineta predsednika Vlade RS (odpravljanje napak, izvajanje popravkov, po potrebi spreminjanje nastavitev na zbirkah, preklic brisanje dokumentov, občasno fizično brisanje dokumentov označenih kot brisani…),
• izobraževanje uporabnikov, pomoč uporabnikom pri delu z aplikacijami,
• urejanje dostopov do dokumentnih baz Generalnega sekretariata Vlade RS in Kabineta predsednika Vlade RS in drugih podatkovnih zbirk (MFERAC, STA, IUS-INFO, Register predpisov),
• urejanje dostopov do vladnega informacijskega sistema in EU-portala za ministrstva in vladne službe.